Web研修とは〜ポイントとツール解説〜

Web研修とは〜ポイントとツール解説〜

昨今のコロナ禍において、大きな注目を集めたテレワークやWeb会議など、人が集まることなくWeb上で完結する仕事スタイルが一般化してきました。その中において、スキルアップや階層別の業務習得のためなどに活用されてきた研修も、Web研修という形が一般化されてきています。今回は、Web研修とはどんなものなのか、その特徴や注意点などもまとめてご紹介します。

Web研修とは

研修といえば、一つの会場に参加者が集まって行う「集合研修」が一般的でしたが、近年はインターネット上で繋がって行うWeb研修も盛んに行われるようになってきています。

Web研修(オンライン研修)とは、スマホやパソコン、タブレットなどを通じて行われる研修です。

eラーニングと呼ばれるような録画した教材で行われる研修や、Webを通じて講師がLiveで行う研修もあります。

研修によって集合研修の方に適しているもの、反対にWeb研修に適しているものもあり、e ラーニングとLiveも同様です。

集合研修については、別記事「集合研修とは?オンライン研修との比較も含めて徹底解説」にて詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。

オンライン研修と集合研修
近年ではWeb研修の需要が伸びてきています。

Web研修のメリット

どこでも受講できる

集合研修では、会場まで行く必要がありますが、Web研修は自宅にいながら研修を受講可能です。

2時間の研修だったとしても、集合研修の場合は移動時間やちょっと早めに待機しておく事も考えると、場合によっては1日潰れてしまうかもしれません。

Web研修であれば、研修開始時刻にPCやスマホなどの端末で繋いで、終わりも終了ボタンを押すだけ。つまり、研修を行なっている時間だけが拘束時間となります。もちろん自宅だけではなく、ネット環境さえあればオフィスやコワーキングスペース等でも受講可能です。

チャット等で質問が気軽にできる

講師の方に質問できる時間が設けられる事がありますが、時間の都合や他の参加者たちの前で挙手をして質問をする勇気が必要など、質問できずに終わってしまう事も少なくありません。

Web会議の場合、使うツールにもよりますがチャット機能のようなものがついていることが多く、大抵の場合、質問をチャットで投げられます。

こちらも時間の都合で取り上げてもらえない可能性もありますが、挙手をする勇気が必要なく、質問を投げかけることは自分のタイミングで行えるでしょう。

録画することができる

録画や録音が禁止の研修もあるかもしれませんが、録画がOKの場合、研修を見直して復習することが出来る様になります。

Web研修ではパワーポイントのスライドなど資料を使って行われることが多く、Live中はよく見えなかった部分等があった場合も安心です。また、eラーニングは録画した教材を見るスタイルなので、元々繰り返し見ることができ、一度で理解しづらい内容の時は重宝すると思います。

運営側のコスト削減ができる

参加者がそれぞれの場所で受講するので会場費がかからない事や、社員研修で会社が負担する場合、会場までの参加者の交通費なども削減可能です。

これまで集合研修で行っていた研修をWeb研修に変更した場合、上記のようなコストカットが実現できます。

ただし、お手持ちの設備が整っていない場合などの場合は、別途かかる費用も出てくるかもしれません。

自宅でWeb研修中
メリットを感じて参加をする方が増えてきています。

Web研修のデメリット

適していない研修内容もある

参加者同士の関わりに狙いがある場合など、Web研修では効果が得られづらいものもあります。

Web研修では、双方向のコミュニケーションが取りづらく、特に参加者同士のやり取りは難しいでしょう。

ツールによっては、参加者をさらにグループ分けしてグループワークをすることが可能ですが、参加人数が多い場合はやはり一人ずつが仲を深めるということは集合研修よりハードルが高いかもしれません。

このように、狙いとする効果とWebの特徴が合わないケースは注意するべき点として考えられます。

加型の進行が難しい

研修では参加者の集中力の持続のためにも、講師が参加者に回答を求めたりするシーンが多く見られます。

場の雰囲気を作るためにも、少し笑いを交えたような参加型の進行も少なくないでしょう。

Web研修では、講師の質問に対して回答にタイムラグが出たり、参加者は大抵の場合、音声をミュートにしているので、笑い声がWeb 上では確認できず雰囲気作りは難しいかと思います。

参加者自身も実際には周囲に誰もおらず自分一人の環境となり、集中力の持続が難しくなる方もいます。

通信環境が良くないと止まってしまうかも

通信環境にも良し悪しがあり、あまり良くない環境で行ってしまうと動画が止まってしまうリスクが考えられます。

運営側はもちろんですが、参加者それぞれが通信環境のしっかりした場所で受講しないと、聞き逃しながら進行されていくかもしれません。

結果的によくわからないまま研修が終了という事も想定されるので、事前に通信環境の良い場所であることを確認した上でご参加ください。

通信環境が良くない
Wi-Fi完備の場所などを選んで参加しましょう。

Web研修の講師になった時の準備

社内研修など、自身が講師の立場となる事も考えられます。セミナー等の講師を生業としている方であれば別ですが、あまり慣れていない方が担当される事もあるでしょう。そんな時にどんな準備が必要なのかまとめておくと良いと思います。

一つの講義が長すぎないスケジュールを組む

Web上では多くの参加者が集っている研修だったとしても、その場には参加者一人しかいません。

そういった環境では集中力の持続が難しいと言われており、1時間程度を目安に区切りをつけたスケジュールを考えた方が無難でしょう。

参加者の状況が見えづらい中で講師を務めることになるので、話す内容だけでなくスケジューリングも重要な要素と考えておくと良いのではないでしょうか。

スライド(資料)

プレゼン等と同様で重要なことは視覚的にもわかるようにしておくと良いでしょう。ただ話し続けるだけでは、参加者の印象に残る部分を作ることが難しく、理解度が下がってしまうかもしれません。

特に一般的にはわかりづらい単語等が散りばめられるような話は、スライドを映しながら話すことは効果的だと思います。

通信環境や機材のチェック

自身の通信環境と参加者にも事前に通信環境の確認を行うことをおすすめします。研修がスタートした後に通信環境が良くないと手の打ちようがないケースも考えられます。

また、マイクやヘッドフォン等の機材もチェックしておくと良いかもしれません。PCに内蔵されたマイクでも問題ないかもしれませんが、しっかりとしたマイクを用意する事で、音のクリアさが増し、聞き取りやすい音質を担保できるメリットがあるでしょう。

Web研修で講師をしている人のパソコン
社内研修で講師を務めることは、一般の会社員の方でも考えられます。

Web研修の参加者となった時の準備

ツールの確認

研修で使用されるツールを事前に確認しておいた方が良いでしょう。運営側から研修に参加するためのURL等が送られてくると思いますが、ツールによってはアプリをインストールしておく必要があるものもあります。

既にインストール済みの方も、「バージョンが低くデバイスを認識しなかった」というケースも報告されているので、バージョンの確認もしておくと良いでしょう。また、動作確認等もしておくと安心です。カメラやマイク、チャット等の操作や、録画・録音をしたい場合もツールによって使い方が異なるので、事前に試しておくことをおすすめします。

ネット環境の確認

Web研修では運営側のネット環境はもちろん、参加者それぞれのネット環境によっても動画の精度が変わってきます。

ネット環境が悪い場所では、「大事な場面で動画が固まってしまい聞き逃した」なんて事にもなりかねません。受講する予定の場所で、使用されるツールを一度使っておきましょう。

Web研修の参加者
事前の準備をして参加すると良いでしょう。

Web研修におすすめのツール

Web研修で使用されることが多いツールをいくつかご紹介いたします。こちらで紹介するツールが全てではありませんので、使い勝手の良いツールを見つけていただければと思います。

また、ツールのプラン等は日々更新されていることもありますので、気になる方は各ツールの公式サイトにてご確認ください。

Zoom

代表的なWeb会議システムとも言えるのがZoomです。無料版と有料版があり、無料版でもほとんどの機能が使えます。

ただ、3人以上の会議では40分までと時間制限などがあるため、研修で使用する場合には有料版を入手する必要があるケースが多いのではないでしょうか。

おすすめできる理由として、機能が充実していることはもちろんですが、利用シェアが高いことで参加がよりスムーズに行える可能性も高まることが期待できる点が挙げられます。

使い勝手が分かっている参加者が多いと、音声をミュートにするなど、研修を円満に行うためのテクニカルトレーニングの理解度も上がるでしょう。

Google Meet

Googleアカウントがあれば誰でも利用できるWeb会議システムです。本来G suiteの一部としてビジネス用途で開発されたものなので、外部の侵入や情報の流入を防ぐセキュリティ性能への配慮の大きさは特徴と言えます。

無料版では100人までの会議を60分までとなっており、Web研修を開催するにあたってはもう少し利用時間が必要なケースが多いのではないでしょうか。

有料版を入手すれば24時間までとなり、質疑応答などで時間を延長する際にも心配なくできると思います。

Microsoft Teams

その名の通りMicrosoft社が出しているツールで、ビジネスアプリの定番であるWord・Excel・PowerPointといったOfficeアプリとの連携が大きな特徴として挙げられます。

これらのファイルを閲覧できるだけでなく、共同編集できる生産性の高さでも人気です。さらに、最大300人参加可能なオンライン会議や、1万人が参加できるオンラインイベントの開催も可能です。

無料版と有料版でできることの範囲が変わってくるので、しっかりと確認して研修に活用してください。

Cisco Webex Meetings

世界100カ国以上、10億人以上に使われていると言われているCisco Webexは、Web会議システムの肝とも言える映像や音声が高品質という特徴を持つツールです。

無料版では50名までの参加者、制限時間が40分と研修を開催するには不十分かもしれません。

有料版では、小規模・中規模・大規模向けで料金体系が分かれており、環境に合わせて選択することができます。

小規模向けは参加人数50名までで時間の制限は無し、大規模になると200名参加が可能となり、オプションで1000名参加の会議も開催できるようになります。

オンライン会議ツール
今回ご紹介したもの以外にもツールは存在しています。

まとめ

企業において、人材育成や階層別教育などの目的で昔から様々な研修が取り入れられてきました。現代でも研修への需要は依然高いものがあり、多くの企業が取り入れています。

その研修の新たな形として一般化しつつあるWeb研修ですが、まだまだ運営側も参加者も不安に思う方が多くいるのが実情です。また、対面ではないことで緊張感が生まれづらいなどの課題も残しています。

こういった課題がありながらも、メリットも多くあるWeb研修。注意点やどんなツールを使うかなど、ポイントを抑えて効果的な研修を行っていただければと思います。

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